Organizzare i documenti

organizzare i documenti

 

Organizzare i documenti

Organizzare i documenti periodicamente è necessario organizzare le ricevute delle bollette e dei vari documenti di casa per non arrivare al punto di avere mensole e cassetti stracolmi…ognuno di voi come me scommetto che si ripete sempre “dopo lo faccio…” ma vi posso assicurare che è pericolosissimo (scherzo) perché poi ci vorranno giorni e giorni per creare un ordine logico a tutte le bollette e documenti che abbiamo accumulato nei mesi e negli anni.

Organizzare i documenti è un attività noiosa (almeno all’inizio) richiede un pò di tempo e una buona dose di pazienza ma se ci organizziamo (in seguito vedremo come e con che cosa) procederemo con ordine in modo tale da fare il lavoro grosso all’inizio e poi mantenendo la procedura di archiviazione scelta sarà un gioco da ragazzi e sarà semplicissimo!

Cosa ci occorre per catalogare i documenti

Raccoglitori ad anelli (uno per ogni categoria)
Cartelline trasparenti
Macchinetta buca fogli
Etichette adesive
Pennarello nero

Iniziamo con il suddividere i documenti in 9 categorie

Documentazione di casa: il rogito e l’atto notarile della casa, contratto di affitto o documentazione del mutuo con relative ricevute di pagamento, assicurazione stipulata sulla casa, i vari contratti di allacciamento delle utenze.

Documentazione personale: fotocopie della carta d’identità, del passaporto, della patente di guida, del codice fiscale. Contratti delle polizze assicurative sulla vita.

Documentazione automobile: fotocopia del libretto di circolazione, documenti relativa all’assicurazione e ricevute di pagamento, fotocopie o originale dei documenti di un eventuale passaggio di proprietà.

Documentazione di contratti ed elettrodomestici: originale dei contratti delle utenze di casa, garanzia degli elettrodomestici con relativo libretto di istruzione.

Documentazione banca: contratti banca, comunicazioni banca, estratti conto corrente bancario, copia dei codici dei bancomat e carta di credito.

Documentazione medica: fotocopia libretto medico, documentazione medica di ogni componente della famiglia, richieste mediche da effettuare, ricevute pagamento visite mediche, scontrini farmacia.

Documentazione tasse e dichiarazione dei redditi: documenti relativi alla dichiarazione dei redditi annuale (suddivisi per anno)

Documentazione lavoro: contratto di lavoro, ricevute buste paga,documenti della pensione.

Documentazione istruzione: diplomi vari, certificati dei corsi di formazione, libretti assenze scolastiche dei figli e tutto ciò che riguarda l’istruzione.
Come catalogare i documenti

Scriviamo sull’etichetta la categoria, applichiamo l’etichetta sul dorso del raccoglitori ad anelli, dividiamo i documenti per data, iniziamo ad inserirli nel raccoglitore inserendoli nelle apposite cartelline trasparenti (apponete su ogni cartellina trasparente un etichetta su cui scrivere l’argomento) o forandoli con la macchinetta buca fogli in modo tale che i documenti con data più vecchia siano gli ultimi.
Come organizzare le ricevute delle Bollette

Prendiamo un raccoglitore ad anelli, inseriamo le cartelline trasparenti su cui avremo applicato l’etichetta e scritto sopra l’utenza da archiviare ed inseriamo all’interno le varie ricevute in ordine di data. Separiamo le varie utenze con dei divisori colorati su cui scriviamo l’utenza ad esempio…Enel…Italgas ect ect, mi raccomando i divisori devono essere del formato superiore all’A4 in modo da non coprire le varie cartelline trasparenti…se non li trovate vi consiglio di prendere un foglio bianco A4 ed inserirlo nella cartellina trasparente (sempre su scritto l’utenza ovviamente). Vi consiglio di scrivere sulla copertina interna del raccoglitore alcuni riferimenti utili quando contattate le varie aziende tipo numero utente, numeri verdi ect ect.
Per quanto tempo conservare le ricevute?

Ricevute del mutuo: 10 anni successivi alla data di pagamento
Estratto conto corrente: 10 anni
Ricevute delle bollette di utenze (luce, gas, acqua e telefono): 5 anni
Ricevute di pagamento della tassa dei rifiuti: 5 anni
Ricevute di pagamento di multe stradali: 5 anni
Ricevute di pagamento delle spese condominiali: 5 anni
Ricevute di pagamento del canone di affitto: 5 anni
Ricevute di pagamento delle varie polizze vita: 5 anni
Ricevute di pagamento del premio RC auto: 5 anni
Ricevute di pagamento della dichiarazione dei redditi: 5 anni + 1 (anno successivo a quello di dichiarazione)
Ricevute di pagamento dei versamenti Irpef: 5 anni + 1 (anno successivo a quello del versamento)
Ricevute di pagamento dell’abbonamento della tv: 5 anni + 1 (anno successivo a quello di pagamento)
Ricevute di pagamento dell’Ici o Imu: 5 anni + 1 (anno successivo a quello di pagamento)
Buona organizzazione e catalogazione a tutti!

Cris

Se questo articolo vi è piaciuto condividetelo con i vostri amici, potete seguirmi anche sulla mia pagina Facebook cliccando A Casa di Cris and Homelive vi aspetto.